毕业生档案转递注意事项

发布时间:2016-08-26浏览次数:16

重要的事情讲三遍:档案真的很重要,很重要,很重要!既不能丢,也不能“砸”手里。

毕业生档案是记载和证明毕业生学习经历的纸介材料,包括高考相关材料、在校成绩单、毕业生登记表、学位证明、党团材料、《就业通知书》(报到证白联)等。毕业生毕业后要依据档案评定职称、参加社会保险、计算工龄等。

小编提示,档案材料缺失、档案丢失或者将档案自己保管,会给自己带来很多麻烦。

l哪些部门能够保管档案?

能够保管的档案的单位一定要具备人事档案保管权。大部分国家机关、事业单位、国有企业都具备人事档案保管权,可以直接保管档案(不过你签约的单位是否能够保管档案,需要与单位进行确认)。各地方人事部门和政府人才服务机构也具备人事档案保管权(到无档案管理权限的私营企业、外企等单位就业的以及毕业时暂未就业的,可由各地公共就业和人才服务机构负责提供相应服务)。

l档案怎么转?

按照档案管理的相关规定,毕业生的档案在任何情况下都不能自己携带,只能由学校交寄或用人单位提取。档案邮寄地址和接收单位由毕业生本人了解清楚后提供给院系,由院系统一邮寄。档案到达接收部门后,毕业生需要凭《报到证》办理落档手续。毕业生提供的档案接收单位名称可以与报到证抬头单位不同,但必须是报到证抬头单位名称的所属单位或相关部门。举例说明:报到证抬头单位为哈尔滨市人力资源和社会保障局,档案接收单位为哈尔滨市就业管理局。所以档案到底要寄到哪里毕业生一定要确认好。

特别提示大家:档案不会在学校寄走后自动落下,一定要在确认档案接收部门已收到档案后,提供《报到证》办理落档手续,否则档案只是“保存”不是“保管”,档案保管不能不能提供相应的档案管理和服务。

除国防生通过机要邮寄外,其他毕业生档案一般通过EMS邮寄,一般一周左右即可寄到,请大家在档案寄出后一定及时查询邮寄情况(EMS仅保留一年内的物流信息,逾期无法查询)。

l毕业前需要了解的档案那些事:

①在签订《就业协议书》时,一定要明确档案转递地址、邮编和单位全称,而且接收学生档案的单位必须具有人事调配权限;

②到外资企业、独资企业、民营企业等非国有单位就业的毕业生,由于这些单位没有人事调配权限,因此一定要和企业明确人事档案委托管理的部门,如单位所在地人才服务中心、人才服务局等,在协议中,一定要有接收档案的地址、邮编和人才服务机构的全称;

③有的单位或企业本身没有人事调配权限,人事档案管理权限在其上级主管部门(如到××学校去工作,其人事档案管理部门应是××省××市(县)教育局),在签订协议时,应明确档案转递的主管单位地址、邮编和主管单位全称。

④考取研究生的同学,在拿到录取通知书时,要将录取学校的全称及院系的地址、邮编和专业及时报给学校毕业生档案主管部门,以保证档案能得到及时的转递;

⑤暂时没有找到工作的同学,请在毕业前落实好个人档案托管单位或转递单位,并及时将档案托管或转递单位的地址、邮编和单位全称报给学校。另外,建议同学们在进行档案托管时同时办理人事代理手续,由档案托管单位给毕业生办理社会保障、职称定级和工龄计算、党团组织关系等相关手续。

⑥申请出国留学的同学,可以申请将档案、户口转往生源所在地,也可以托管在生源地以外的有资质的人事代理机构(如教育部出国留学服务中心)。

关于户口请关注本栏目另一篇专题毕业了,户口怎么迁?

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